Главная » Adobe Pagemaker 7 » Печать с переменными данными


Печать с переменными данными

Печать с переменными данными
Часто возникает необходимость создания серии публикаций со стандартным набором сведений. Например, это может быть каталог изделий, на каждой странице которого должны располагаться фотография, название, данные о производителе и цена. Другой пример — нужно сверстать публикацию для адресной рассылки так, чтобы вверху страницы располагались имя, фамилия, адрес, телефон адресата, далее помещалось обращение, а основное поле страницы было заполнено стандартным для всех адресатов текстом. Для создания такого рода публикаций используют функцию внедрения полей базы данных.
Создание файла базы данных
Для того чтобы PageMaker мог импортировать файл базы, его следует сохранить в текстовом формате с разделителем — запятой (CSV или ТХТ). Этот тип файлов можно экспортировать из любой базы данных. При отсутствии готовой базы вы можете просто создать ее в текстовом редакторе. Правила форматирования файла данных несложные.

  • Первая строка — это обозначения полей. Они записываются через запятую, без пробелов. Если в состав поля входит картинка, его название должно, начинаться с символа @. Если вы собираетесь организовать базу, содержащую следующие поля: название товара, производитель, цена, фотография, первая строка файла базы будет иметь следующий вид:

Name,manufacturer,price,@picture.

  • Каждая строка базы отделена возвратом каретки. Если в содержимом поля есть пробел, все поле целиком берется в кавычки. Это правило не распространяется на имена файлов в полях изображений. Приведем пример нескольких строчек базы:

"Digital Camera",Canon,$580,С:\Му Documents\goods\camera.tif;
Phone, Panasonic, $100, C:\My Documents\goods\phone.tif;
CD-player,Sony,$634,C:\My Documents\goods\Cdplayer.tif.

  • Все изображения, которые предполагается использовать в публикации, непременно должны иметь одинаковые соотношения ширины и высоты. Формат их произволен — важно только, чтобы программа могла его импортировать.

 
Создание шаблона публикации с переменными данными
После того как исходные данные приведены к описанному виду, необходимо открыть PageMaker и создать в программе шаблон для последующего его заполнения сведениями из полей базы данных. Продумайте интерфейс страницы, поместите текст, который будет повторяться в каждом входе (например, информация о правилах и способах покупки изделия). Создайте или импортируйте всю информацию, которая будет одинаковой для входов (графические примитивы, изображения, фреймы и пр.).
Затем откройте палитру Data Merge (Помещение данных) одноименной командой подменю Plug-In palettes (Дополнительные палитры) меню Window (Окно). В момент открытия палитра пуста.
Откройте меню палитры и выберите команду Select Data Source (Выбрать источник данных). В системном окне выберите файл с базой. После нажатия кнопки ОК в палитре появятся строки, соответствующие полям базы.
Выбрав инструмент Text (Текст), установите точку ввода там, где вы предполагаете появление информации из поля. Указателем мыши щелкните на нужном поле. Таким же образом поместите все поля базы в надлежащие места в шаблоне публикации.
Для просмотра заполненных полей в палитре Data Merge (Помещение данных) существует флажок Preview (Просмотр). Установите его, и данные будут показаны вместо названий полей. Чтобы просмотреть другие входы базы, щелкните на кнопках со стрелками в нижней части палитры. Чтобы перейти к конкретному входу, используйте команду палитры Go To Record (Перейти к записи) и введите номер входа в открывшемся окне.
Масштабируйте изображение, "доведите" текст. Задайте всем элементам нужные размеры, например, если вы собираетесь размещать записи в несколько колонок, то размер текстовых блоков по горизонтали необходимо уменьшить так, чтобы они могли поместиться друг за другом с требуемым интервалом.
Помещение данных
Но вот шаблон готов и пора начинать создание публикации. Для этого следует выбрать команду Merge Data (Помещение данных) меню палитры. В диалоговом окне Merge Records (Помещение записей) определяют параметры размещения данных.
Переключатели All Records (Все входы), Current Record (Текущий вход) и Ranges (Диапазон) задают диапазон записей, подлежащих внедрению. Если включен третий переключатель, в поле ввода необходимо через запятую указать номера входов. Диапазоны входов (скажем, с пятого по двадцатый) вводятся через дефис.
В списке Records per page (Записей на страницуХвыберите один из способов размещения записей: Manual Layout (Размещение вручную) и One record per page (Одна запись на страницу). Выбрав первый пункт списка, вы обязаны ввести расстояния между записями по горизонтали и вертикали в полях ввода под списком. При установке флажка Remove Blank Lines for Empty Fields (Удалять пустые строки) строки записи, оставшиеся при заполнении входов пустыми, будут удалены.
Последние два флажка позволяют внедрить в публикацию изображения (по умолчанию создаются только ссылки) и отрегулировать число страниц в создаваемой публикации. Если база большая, рекомендуется разбить публикацию на несколько частей. Например, введя в строку Start New Publication After … Pages (Начать новую публикацию после … страниц) число 50, вы даете программе команду создавать публикации по 50 страниц.

Когда все установки сделаны, остается щелкнуть на кнопке ОК. Программа создает безымянную публикацию, в которую помещает записи с данными из базы.

Comments are closed.